Digitalizzazione degli archivi cartacei per Comuni ed enti pubblici
La gestione degli archivi cartacei rappresenta oggi una delle principali criticità organizzative per Comuni ed enti locali. Costi di conservazione elevati, difficoltà di accesso alle informazioni, rischio di deterioramento della documentazione, archivi distribuiti in sedi diverse e tempi di ricerca spesso incompatibili con le esigenze degli uffici rendono sempre più strategica la digitalizzazione degli archivi comunali.
Forte di oltre vent’anni di esperienza nella gestione di dati e documenti della Pubblica Amministrazione, Fraternità Sistemi propone un servizio completo di digitalizzazione degli archivi cartacei per gli enti locali, finalizzato a trasformare la documentazione fisica in archivi digitali organizzati, facilmente consultabili, sicuri e conformi alle normative vigenti.
L’obiettivo è migliorare l’efficienza degli uffici, semplificare la gestione documentale, garantire una maggiore accessibilità alle informazioni e supportare gli enti nell’erogazione di servizi pubblici più rapidi ed efficaci.
Il servizio integra competenze tecniche, sicurezza nella gestione dei dati e attenzione all’impatto sociale. Le attività di digitalizzazione degli archivi vengono, infatti, realizzate attraverso percorsi di inserimento lavorativo di persone in condizioni di fragilità, adeguatamente formate e accompagnate, generando valore sociale oltre che organizzativo.
Un servizio completo, flessibile e personalizzabile in tutta Italia
Ogni archivio comunale ha caratteristiche diverse. Per questo Fraternità Sistemi sviluppa progetti di digitalizzazione degli archivi costruiti sulle esigenze operative degli enti.
La cooperativa si occupa di seguire direttamente tutte le fasi del progetto, in linea con l’esigenze dell’ente.
ANALISI PRELIMINARE DELL’ARCHIVIO E PROGETTAZIONE OPERATIVA
Valutazione dello stato dell’archivio
Definizione del piano di intervento in base alle esigenze dell’ente
Individuazione delle modalità di gestione in outsourcing
TRASLOCO E TRACCIABILITÀ DELLA DOCUMENTAZIONE
Ritiro della documentazione presso la sede dell’ente in tutta Italia
Identificazione e tracciabilità di faldoni, scatole e fascicoli
Trasporto sicuro e custodia in ambienti controllati
PREPARAZIONE E TRATTAMENTO DEL MATERIALE CARTACEO
Riordino fisico e organizzazione della documentazione
Pulizia e predisposizione dei fascicoli per la scansione
Separazione dei documenti deteriorati o non digitalizzabili
DIGITALIZZAZIONE E INDICIZZAZIONE
Scansione di documenti, fascicoli, planimetrie e materiali di grande formato
Indicizzazione OCR e classificazione personalizzata dei contenuti
Organizzazione dell’archivio digitale secondo criteri concordati
Assegnazione di metadati per ricerca e consultazione immediata
Integrazione con software gestionali e sistemi documentali dell’ente
Controllo qualità
RESTITUZIONE E ARCHIVIAZIONE DEI DATI
Consegna dei file digitali su supporto fisico o tramite upload su sistemi informatici dell’ente
Conservazione o smaltimento certificato del cartaceo
Assistenza nella definizione dei criteri di conservazione e accessibilità
Formazione del personale dell’ente sull’utilizzo dei nuovi archivi digitali
MACERO O CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO CARTACEO
Smaltimento o conservazione del cartaceo, secondo quanto previsto dalla normativa
Monitoraggio e aggiornamento periodico dell’archivio digitale